Pourquoi archiver numériquement ses documents comptables ?

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Le temps où l’archivage physique de documents privés et publics se faisait est révolu. Maintenant, le meilleur moyen légal pour archiver ses documents comptables, qui, d’ailleurs, se développe de plus en plus, est l’archivage numérique. Nombreux sont les avantages que vous tirerez de cette solution 100 % digitalisée à même de répondre à vos besoins de sécurité et de conformité. Voici les raisons pour lesquelles vous devriez conserver numériquement vos données comptables.

Passer du papier au digital, une raison suffisante pour être écoresponsable

Le digital qui ne cesse de connaître de plus belles avancées a permis de se passer de l’utilisation du papier dans la plupart des secteurs d’activités. L’archivage papier est un moyen beaucoup plus encombrant que le fait d’archiver ses documents comptables, une façon plus saine et préservatrice de l’environnement. D’où, la dématérialisation des documents comptables s’avère être l’unique solution moderne à même de réduire son empreinte environnementale et d’être plus écologique.

Ce processus est respectueux de l’environnement, car, pour avoir 1 kg de papier, il faut nécessairement 2 kg de bois et près de 60 L d’eau. Cet impact environnemental est totalement endigué avec l’archivage électronique.

Tout comme le digital, le papier est un support permettant d’archiver des données confidentielles pour une durée déterminée. Mais, en plus de prendre plus de place qu’archiver ses documents comptables numériquement, il s’accompagne de fréquents risques d’incendie, d’inondation et de vol, des aspects importants à ne pas négliger.

Archiver électroniquement ses données pour faciliter la recherche de documents

Le mauvais classement et l’inadéquat archivage des documents représentent des facteurs qui entraînent des temps de recherche très épuisants. Avant, il fallait s’épuiser physiquement pour avoir accès aux :

·        Inventaires ;

·        Grand livre ;

·        Bilan comptable ;

·        Justificatifs fiscaux et bancaires ;

·        Livres journaux et bons de commande ;

·        Factures et contrats.

En adoptant la digitalisation des archives, il devient facile de retrouver un document. Archiver ses documents comptables suivant le processus digitalisé permet de les classifier par catégorie et genre. Cela rend l’accessibilité aisée, car vous pouvez facilement y accéder par le biais de votre intranet ou de l’application de gestion de contenu développée à cet effet.

Il s’agit d’un programme informatique qui permet, non seulement d’organiser le flux de données comptables, mais aussi de gagner du temps lors du traitement, sans même se déplacer à la salle d’archives.

Digitaliser la gestion de ses documents comptables pour en assurer la pérennité

Grâce à l’archivage papier, tous vos documents sont instantanément stockés sur des serveurs indépendants. Archiver ses documents comptables de la sorte permet de diversifier géographiquement la sauvegarde, ce qui a pour but d’assurer leur récupération lorsque survient un problème technique.

Cette sauvegarde se fait suivant un simple process de stockage consistant à dupliquer et à répartir les données sur des supports CD, disques durs, DVD et le plus performant Cloud. Ce dernier est considéré comme le plus sécurisé, car reconnu conforme à la norme NF Z 42-013. Contrairement à l’impossibilité de récupérer les documents perdus ou volés dans un archivage papier, ces différents supports de sauvegarde permettent facilement de récupérer le dupliqua de toutes données originales égarées.

Archiver ses documents comptables sur un serveur électronique certifié est la meilleure manière pour pérenniser son patrimoine documentaire.

Numériser la gestion de ses archives pour en renforcer la sécurité

Avec l’archivage zéro papier, vos documents peuvent facilement être consultés par n’importe qui et détruits par des personnes malveillantes. Grâce au processus numérisé, vos fichiers personnels sont gérés par des logiciels de gestion de contenus à la fois performants et sécurisés qui oblige à se servir de l’accès contrôlé pour accéder aux documents archivés.

Adopter une telle infrastructure donne la possibilité d’archiver ses documents comptables en limitant l’accès aux personnes ayant reçu l’autorisation à cet effet. Ces outils permettent de définir les procédés d’accès des employés qualifiés aux données confidentielles et en même temps de connaître ceux qui les consultent. Il s’agit là de règles à même de renforcer la sécurité des documents.

Archiver ses documents comptables numériquement pour optimiser l’espace et réaliser d’importantes économies

En optant pour la digitalisation de l’archivage de documents, vous faites le choix d’une gestion de dépenses moins encombrante et fastidieuse.

L’archivage zéro papier permet de libérer de l’espace au sein de l’entreprise, un important avantage pour archiver ses documents comptables numériquement. Cette démarche qui consiste à mettre en place des applications électroniques pouvant permettre de conserver en toute sécurité vos informations les plus utiles vous aidera à utiliser de manière plus élaborée et efficace votre espace disponible.

Par ailleurs, l’archivage électronique permet de pleinement réduire les coûts liés à la conservation papier des justificatifs comptables. En effet, l’archivage papier demandait beaucoup plus de dépenses quand il fallait imprimer, classer, stocker et sauvegarder les documents comptables. Mais, avec l’avènement de l’internet, une double possibilité est offerte à toute entreprise pour archiver ses documents comptables sans tracasserie aucune.

Primo, elle peut disposer ses données confidentielles sur différents supports électroniques sans avoir à dépenser dans du papier. Secundo, elle peut facilement les conserver sur des supports virtuels à même de lui permettre de disposer de l’espace physique libéré comme bon lui semble. 

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